Archiwizacja w IPN-ie

Przechowywanie dokumentów nie wiąże się jedynie z biurami firm i księgowością. Także polskie państwo gromadzi ważne historycznie papiery oraz dba o ich stan. W celu archiwizacji, przechowywania i kultywowania pamięci powołano specjalną, przeznaczoną tylko do tego celu instytucję – Instytut Pamięci Narodowej. Jest to najważniejszy w kraju organ zajmujący się dbaniem o bezpieczeństwo dokumentów. O tym, co i dlaczego przechowuje nasze państwo, oraz o sposobach na dbanie o dokumenty, tak aby nie uległy one zniszczeniu, opowiadają: Mariusz Kwaśniak, p.o. zastępca dyrektora archiwum IPN-u, Anna Włodarczyk-Sętorek, kierownik Sekcji Konserwacji i Zabezpieczania Zasobu Archiwalnego, oraz Teresa Gallewicz-Dołowa, kierownik Sekcji Kształtowania i Ewidencji Zasobu Archiwalnego.

Instytut Pamięci Narodowej jest jednym z bardziej znanych urzędów państwowych. Jakie dokumenty mają Państwo w swoim archiwum? W jakim celu są one przechowywane?

W archiwach Instytutu Pamięci Narodowej umieszczono dokumentację wytworzoną lub zgromadzoną przez polskie organy represji utworzone przez władze komunistyczne po 1944 r. i działające do 1990 r. oraz akta dotyczące osób represjonowanych przez te organy z pobudek politycznych w wymienionym okresie. Dopełnieniem tych materiałów są akta niemieckich i radzieckich organów bezpieczeństwa, w tym również odziedziczone przez nas zbiory byłej Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (zarówno zasób archiwalny, jak i akta prowadzonych spraw).
Ostatnia nowelizacja ustawy o IPN-ie w zakresie działalności archiwalnej umożliwiła nam gromadzenie dokumentów dotyczących zbrodni z lat 1917–1990 oraz doprecyzowała możliwość gromadzenia dokumentów ukazujących losy narodu polskiego w latach 1939–1990, informujących o poniesionych ofiarach i wyrządzonych szkodach.
Gromadzenie akt przez Instytut Pamięci Narodowej nie jest oczywiście celem samym w sobie. Materiały przechowywane w naszym archiwum udostępniane są zainteresowanym osobom i wykorzystywane w celu realizacji szeroko pojętej działalności naukowo-badawczej, dziennikarskiej oraz edukacyjnej. Jako przykłady pól eksploatacji zbiorów instytutu można wymienić: organizowanie wystaw, publikowanie książek z zakresu historii współczesnej, produkcję filmów dokumentalnych, prowadzenie działalności edukacyjnej w szkołach oraz popularyzowanie dziejów najnowszych Polski. Na podstawie materiałów przechowywanych w naszych zbiorach wydawane są uwierzytelnione odpisy, wypisy, wyciągi i reprodukcje.

Ile miejsca zajmują archiwa IPN-u? W jaki sposób są one sklasyfikowane?

Zasób archiwalny Instytutu Pamięci Narodowej tworzą dokumenty zgromadzone w 15 archiwach: centrali IPN-u w Warszawie, 10 oddziałach i 4 delegaturach. Stan zasobu na koniec roku sprawozdawczego 2015 wynosił łącznie 91 092,56 m.b. Najliczniejszy zbiór dokumentów przechowywany jest w centrali IPN-u w Warszawie – 31 199,03 m.b. Z kolei wśród oddziałów największe archiwa mają: Katowice (11 829,31 m.b.), Wrocław (9866,98 m.b.) i Kraków (6289,3 m.b.).
Ze względu na wartość historyczną akt zgromadzonych w archiwach Instytutu Pamięci Narodowej dokumentacja ta zakwalifikowana jest do materiałów archiwalnych (kategoria archiwalna „A”), które nie podlegają brakowaniu i są przechowywane wieczyście.

Dlaczego tak ważne jest odpowiednie przechowywanie dokumentów?

Papier jako tradycyjne podłoże dokumentów archiwalnych podlega naturalnemu procesowi starzenia. Masowość produkcji papierów XX-wiecznych, a takie są w zasobie archiwum IPN-u, spowodowała obniżenie jakości materiału. Papiery te charakteryzują się wysoką kwasowością i kruchością. Są też podatne na działanie mikroorganizmów.
Biorąc pod uwagę, że każdy dokument ma swoją niepowtarzalną wartość, niezbędne jest zapewnienie warunków przechowywania pozwalających na opóźnienie procesów degradacji podłoża papierowego. Czynnikami istotnymi w procesie rozkładu materiałów archiwalnych są temperatura i wilgotność względna powietrza, zanieczyszczenia oraz światło. Właściwe przechowywanie zasobu, obejmujące warunki temperaturowo-wilgotnościowe w pomieszczeniach magazynów, odpowiednie systemy regałów i opakowania, ma bezpośredni wpływ na trwałość dokumentów.
Rekomendowane warunki klimatyczne dla długotrwałego przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych określa norma PN-ISO 11799. Należy jednak dodać, że niemożliwe jest ustalenie idealnych parametrów temperatury i wilgotności względnej powietrza dla wszystkich rodzajów materiałów archiwalnych. Szczególnie wrażliwe na wahania parametrów są niektóre obiekty fotograficzne i nośniki materiałów audiowizualnych. Ważne jest więc stałe monitorowanie warunków temperaturowo-wilgotnościowych w magazynach archiwalnych, rejestrowanie ich i reagowanie w przypadku zmian powodujących zagrożenia dla zasobu. W archiwum IPN-u realizowany jest obecnie projekt instalowania elektronicznego monitoringu temperatury i wilgotności.
W ramach właściwego przechowywania zasobu istotne jest stosowanie odpowiednich opakowań. Mają one chronić przed działaniem światła (szczególnie promieniowania UV), zabezpieczać przed pyłami i innymi zagrożeniami zewnętrznymi, chronić przed dodatkowymi uszkodzeniami mechanicznymi i pozwalać na bezpieczniejsze obchodzenie się z archiwaliami podczas udostępniania i transportu.
Opakowania, wśród których są koperty, obwoluty, teczki i pudła, muszą być wykonane z tektur i kartonów bezkwasowych lub spełniających odpowiednie wymagania tworzyw sztucznych. W archiwum IPN-u systematycznie wymienia się stare opakowania z kwaśnego papieru na bezkwasowe, zgodnie z zaleceniami norm dotyczących przechowywania wieczystego dokumentów. Pojedyncze teczki z dokumentami papierowymi układane są w pudłach archiwizacyjnych, umieszczanych na regałach poszczególnych magazynów. Stosowane są też specjalne opakowania na materiały fotograficzne oraz indywidualne pudła na mapy i wybrane obiekty.

Jak określiliby Państwo swoją misję?

Zgodnie z ustawą uchwaloną przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej 18 grudnia 1998 r. Instytut Pamięci Narodowej otrzymał do wykonania konkretne zadania. Wedle ustawodawcy Instytut musi dbać o „zachowanie pamięci o ogromie ofiar, strat i szkód poniesionych przez Naród Polski w latach II wojny światowej i po jej zakończeniu”. Równie istotne jest upamiętnienie „patriotycznych tradycji zmagań Narodu Polskiego z okupantami, nazizmem i komunizmem”. Podobne znaczenie ma eksponowanie „czynów obywateli dokonywanych na rzecz niepodległego bytu Państwa Polskiego i w obronie wolności oraz godności ludzkiej”. Ustawodawca wyraził tym samym pragnienie, by IPN promował postawy obywatelskie służące wspólnemu dobru. Pomimo upływających lat wydaje się, że zadania, a co za tym idzie – również misja instytutu, się nie zmieniły.

Czy pielęgnowanie pamięci o przeszłości jest trudne w dzisiejszych „zapędzonych” czasach?

Pielęgnowanie pamięci o przeszłości jest przede wszystkim naszym obowiązkiem, bo jak mawiał klasyk: „Naród, który nie szanuje swej przeszłości, nie zasługuje na szacunek teraźniejszości i nie ma prawa do przyszłości”. Nie jest to zadanie łatwe, choć z pewnością były okresy w historii Polski, kiedy kultywowanie pamięci o naszych przodkach wymagało prawdziwego heroizmu, co w dzisiejszych zapędzonych czasach nie jest już na szczęście konieczne.

Dziękujemy za rozmowę.