Co wypada dawać w kontaktach biznesowych? I czy w ogóle powinniśmy wręczać jakieś podarunki? Jakie zasady obowiązują przy wyborze rzeczy, którą ofiarujemy? O szczegółowych i zasadach wręczania prezentów w biznesie opowiada specjalista, Elżbieta Ułasiewicz – ekspert savoir-vivre’u i dress code’u. Trener. Prowadzi autorskie warsztaty z etykiety biznesowej, stroju biznesowego, budowania wizerunku i wystąpień publicznych. Jest autorką wielu artykułów w prasie. Występuje w telewizji i udziela wywiadów w stacjach radiowych.
Okazje – kiedy dawać prezent
Okazji jest całkiem sporo. Może to być awans zawodowy, rocznica pracy w firmie, zakończenie pracy (czyli przejście na emeryturę), imieniny, urodziny, ślub. Ale też święta Bożego Narodzenia czy Nowy Rok.
Osoby – komu dajemy prezenty
Współpracownikom, przełożonym, kontrahentom, klientom. Oczywiście z zastrzeżeniem, że w przypadku kontrahentów czy klientów prezenty są symboliczne i wręczane raczej na zakończenie współpracy nad projektem niż przed jej rozpoczęciem. A już na pewno nie wręczamy prezentów klientom np. przed przetargiem lub podpisaniem kontraktu.
Współpracownikom i przełożonym możemy wręczać prezenty z różnych wymienionych powyżej okazji. W niektórych firmach obchodzi się urodziny, w niektórych tylko okrągłe rocznice pracy. Wszystko zależy od organizacji.
Kiedyś z okazji imienin solenizant organizował coś na kształt przyjęcia imieninowego w firmie. Były ciastka, kawa i herbata. Współpracownicy składali życzenia i częstowali się tym, co stało na biurku. Nie wiem, czy ten zwyczaj odszedł w niepamięć w naszym kraju, ale jeśli jest jeszcze gdzieś kultywowany – to współczuję.
Co wypada dać
W zasadzie prezenty powinny być symboliczne. Prezent ma być dowodem sympatii, pamięci czy szacunku a nie pokazaniem, na co nas stać. Przyjmuje się, że kobietom ofiaruje się kwiaty, czekoladki (raczej bombonierki, a nie tabliczkę czekolady – choćby drogiej), a mężczyznom można podarować butelkę dobrego alkoholu. Panom raczej nie wręcza się kwiatów. Można sprezentować książki (w twardej oprawie, elegancko wydane) lub albumy. Kosz ze słodyczami, kawą lub herbatą również jest eleganckim prezentem.
Firma może wręczyć zasłużonemu pracownikowi prezent o większej wartości, np. markowe pióro czy markowy zegarek z okazji 40-lecia pracy w firmie.
Pracownicy powinni pomyśleć o skromniejszym podarunku, gdy zamierzają sprezentować coś przełożonemu. Bezpieczne będą kwiaty (dla pań) lub dobry alkohol (dla panów). Prezent o znacznej wartości może zostać źle odebrany – jako chęć przypodobania się.
W przypadku ślubu pracownika firma może podarować nowożeńcom droższy prezent, najlepiej byłoby ustalić, jaki prezent byłby mile widziany. Koledzy z pracy mogą się złożyć na wspólny prezent, przy czym rodzaj podarunku również powinien zostać uzgodniony z nowożeńcami. Jednocześnie należy pamiętać, że być może nie wszyscy współpracownicy mogą sobie pozwolić na dużą składkę. Państwo młodzi raczej nie powinni żądać wyjątkowo drogiego prezentu.
Z okazji imienin czy urodzin wystarczą kwiaty (dla pań) i alkohol (dla panów).
W relacjach biznesowych klientom czy kontrahentom oprócz kwiatów i alkoholu można podarować firmowe gadżety – pod warunkiem, że będą one w dobrym stylu i dobrej jakości. Wręczane prezenty nie powinny mieć znacznej wartości.
Czego nie wypada dać
Nigdy nie wręczamy pieniędzy! Nie ofiarujemy również prezentów o znacznej wartości. Może to być krępujące dla obdarowanego.
Czy istnieją odpowiednie normy regulujące zasady wręczanie prezentów w biznesie?
Nie ma specjalnych norm określających zasady wręczania prezentów. Przyjmuje się, że prezenty powinny być świadectwem szacunku i pamięci, a nie chwaleniem się bogactwem. Prezenty nie mogą być ośmieszające ani odrażające. Oczywiście powinny być elegancko opakowane – ładny papier, wstążka.
Zmiany
Niewiele zmieniło się w świecie prezentów biznesowych. Zasady przedstawione powyżej nadal są obowiązujące. Poszerzona została lista prezentów neutralnych. Dzisiaj można podarować voucher czy karnet, elektroniczne ramki na zdjęcia lub inny elektroniczny gadżet w dobrym stylu.
Elżbieta Ułasiewicz Kontrakty biznesowe zwykle nie zatrzymują się w granicach danego państwa. Często zmuszeni jesteśmy okolicznościami do rozmowy i utrzymywania odpowiednich relacji z przedstawicielami innych kultur. Może się tak zdarzyć, że również naszym partnerom biznesowym spoza granic naszego kraju będziemy wręczać upominki. O czym trzeba w takim wypadku pamiętać? Po pierwsze trzeba się wcześniej dobrze przygotować do takiej sytuacji i poczytać o zwyczajach panujących w danej społeczności – kiedy wypada wręczyć prezent i co to mogłoby być. Warto zrobić wcześniejszy wywiad w tej sprawie. Ważne jest też, aby prezent nie był zbyt wartościowy (aby ustrzec się niezręczności) i niezbyt dużej wielkości, tak, aby obdarowany mógł go spokojnie zabrać ze sobą. Obcokrajowcom możemy dać na przykład rękodzieło artystyczne pochodzące z naszego kraju, albumy książkowe, miejscowe specjały lub produkty regionalne, gadżety firmowe (pióra, kubki, zawieszki), upominki z inicjałami lub nazwiskiem obdarowywanego, zestawy z piórem i ołówkiem.
